Qoplanadigan xarajatlar — bu xodim o‘z shaxsiy mablag‘lari hisobidan oldindan to‘lagan va keyinchalik kompaniya tomonidan qoplab beriladigan biznes bilan bog‘liq xarajatlardir. Ushbu xarajatlar odatda mehnat majburiyatlarini bajarish uchun oddiy va zarur deb hisoblanadi. Agar kompaniya xarajatlarni qoplamasa, xodim ba'zi hollarda ularni soliq chegirib tashlanadigan xarajatlar sifatida talab qilishi mumkin.
To‘lovni olish uchun xodimlar odatda kompaniya siyosatiga rioya qilgan holda o‘z xarajatlarini hujjatlashtirishi va xaridni tasdiqlovchi hujjatlarni taqdim etishi kerak. Bu ko‘pincha buxgalteriya bo‘limiga kvitansiyalar yoki batafsil hisobotlarni taqdim etishni o‘z ichiga oladi. Umumiy misollarga qog‘oz yoki siyoh kabi ofis jihozlarini sotib olish, safar bilan bog‘liq xarajatlarni to‘lash yoki masofadan ishlashda internet to‘lovlarini qoplash kiradi.
Masalan, agar savdo vakili mijozlar oldiga borish uchun shaxsiy avtomobilidan foydalansa, benzin uchun sarflangan pul yoki bosib o‘tilgan masofa tufayli yuzaga kelgan eskirish ko‘pincha qoplanishi mumkin. Xodim ushbu xarajatlarni kuzatib boradi va hujjatlarni ish beruvchiga taqdim etadi. Tasdiqlangandan so‘ng, kompaniya xarajatni qoplaydi va bu biznesga ushbu summani qonuniy biznes xarajati sifatida soliqdan chiqarib tashlash imkonini beradi.